Veel bedrijven hebben een ISO-9001 certificaat, maar nog veel meer bedrijven hebben het certificaat niet. En daar is niks mis mee. Ik kan tientallen redenen verzinnen waarom je geen gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem of certificaat nodig hebt. Toch kun je interesse hebben in, een aantal, aspecten van een kwaliteitsmanagementsysteem. Hou dan deze reeks blogs in de gaten. In ieder blog leg ik een stuk van de ISO-9001 uit, deze keer de audit.
En het mooi is: je kunt ieder stuk apart gebruiken om je organisatie te verbeteren.
De basis
ISO 9001: Dé internationaal geaccepteerde kwaliteitsnorm voor organisaties. Certificering onder de ISO-9001 toont aan dat je een kwaliteitssysteem hebt dat werkt en daarbij laat je zien dat je organisatie gericht is op verbetering. Er zijn heel veel andere normen binnen het kwaliteitsmanagement, maar deze vind ik heel basaal. Het is voor mij de moeder van alle kwaliteitssystemen. De ISO 9001 is echter op hoog abstractieniveau geschreven. Enige toelichting op deze norm is geen overbodige luxe.
Definitie van audit
Het is misschien een open deur, maar laten we eerst kijken naar wat de definitie is van een audit als we de Dikke van Dale erbij halen. Dan staat er een kritisch onderzoek naar de bedrijfsvoering vermeld. Dat is een mooie omschrijving, maar hij blijft abstract.
De oorsprong van het woord audit komt van audire. Latijns voor “om te horen”. Ook nog abstract, maar gecombineerd met de uitleg van de Dikke van Dale kom je al een stuk verder. Gecertificeerde instellingen geven een concretere omschrijving: een audit is een systematisch en onafhankelijk onderzoek dat wordt uitgevoerd door een auditor.
De meest praktische manier om uit te leggen wat een audit is, is te vertellen wat er gebeurt tijdens een audit.
Bij een audit kijk je naar procesafspraken binnen een organisatie en of die worden nagekomen, bijvoorbeeld het facturatieproces. Om een factuur op te kunnen maken is er informatie nodig die van verschillende mensen moet komen. Iemand moet laten weten als een levering compleet is, wat er gefactureerd moet worden, aan wie en wanneer de factuur verzonden kan worden, enzovoort.
Voorbeeld van een audit
Om het facturatieproces goed te laten lopen zijn er afspraken gemaakt wie welke informatie op welk moment levert. Bij en audit wordt gekeken in welke mate de afspraken worden nagekomen. De uitkomst van de audit is een opsomming van de bevindingen (constateringen) van de auditor. Als de bevinding is dat een bepaalde afspraak niet wordt nagekomen heet dat een non-conformiteit. Als organisatie kijk je vervolgens hoe je zorgt dat je wel aan de afspraken kunt voldoen. Je neemt een beheersmaatregel.
De volgende keer dat de auditor langskomt, controleert deze of de beheersmaatregel werkt. Je bent dan weer compliant. Heb je nog geen behoefte of ambitie om je organisatie te certificeren maar wil je wel, met behulp van audits, controleren of er gewerkt wordt volgens de afspraken? Dan kun je interne auditors aanstellen die een paar keer per jaar collega’s bevragen over de processen en afspraken die zijn gemaakt. Mijn ervaring heeft geleerd dat het onderlinge begrip erg bevorderd. Alleen al daarom zorgt het voor betere processen.
Externe en interne auditors
Organisaties die gecertificeerd zijn of willen worden, hebben te maken met externe auditoren. Deze zijn onafhankelijk en in dienst van de certificerende instelling. Dit is het bedrijf dat een certificaat mag uitgeven. De certificerende instelling heeft zelf een speciaal certificaat van de Raad van Accreditatie.
Binnen je organisatie kijken de interne auditors of alles volgens afspraak loopt en waar er ruimte is voor verbetering. De interne auditors, een neventaak van je medewerkers die hier interesse voor hebben, worden aangestuurd door de kwaliteitsmanager.
Vorm van een audit
De vorm van een audit kan heel divers zijn, van het volgen van het “papertrail” enerzijds tot meelopen met een productiemanager bij een rondgang over de productievloer anderzijds. En alles wat jezelf daarbij kunt bedenken. De essentie: of er objectief vastgesteld kan worden dat er gedaan wordt wat is afgesproken.
Spieken in de ISO 9001?
In hoofdstuk 9 punt 2 staan de eisen over interne audits.
Geef een reactie