In de huidige economie, waarin we allemaal een hoge mate van specialisatie hebben bereikt, zijn we mede afhankelijk van onze leveranciers om de gewenste kwaliteit te leveren aan onze eigen klanten. Een timmerman gaat niet meer zelf het bos in om een boom om te hakken als ik hem vraag om een kast voor mij te maken. En een bouwer heeft niet meer alle specialisten zelf in dienst voor het uitvoeren van een klus. Hij maakt ook niet meer alle spullen die hij nodig heeft om een opdracht uit te voeren. Denk aan verf, wapening, materieel, enzovoorts.
We zijn dus afhankelijk geworden van anderen die ons en dienst of product leveren, om onze eigen kwaliteitsnormen te halen. Als je wilt voldoen aan een norm die je helpt om je eigen kwaliteit op orde te houden en verbeteren, is het daarom niet vreemd dat daarin eisen zijn opgenomen die gaan over je leveranciers.
Wat je er in stopt, komt er ook weer uit
Ik trek even een vergelijking met koken. Als je een topgerecht wilt klaarmaken, wordt het alleen maar een topgerecht als je ingrediënten van topkwaliteit gebruikt. Het uitgangspunt is natuurlijk wel dat je eigen kookkunsten van een prima niveau zijn. Sterrenchefs hebben niet voor niets hun eigen tuin waar ze onder andere kruiden en bloemen kweken voor hun recepten. Zo hebben ze maximale controle over de kwaliteit van de producten die ze gebruiken.
Een leverancier die een hoge variatie van kwaliteit heeft in het product of de dienst die jou wordt geleverd, zorgt ervoor dat jouw eindproduct niet altijd voldoet aan je eigen kwaliteitseisen. Daardoor krijg je uitval van producten, stagnatie van de productie en gaan je faalkosten omhoog.
Door te zorgen dat je leveranciers voldoen aan de eisen die je aan hun producten stelt, zorg je voor een constante kwaliteit en dat komt je eigen proces ten goede. Gevolg:
- de input wordt betrouwbaarder
- je eigen proces krijgt minder last van verstoringen
- de kwaliteit van je eindproduct wordt stabieler.
Met andere woorden: Shit in is Shit out.
Maar hoe regel je dat? Zoals gebruikelijk laat de ISO9001 in het midden hóe dat je het dit regelt. Er wordt wel gezegd wát je moet regelen
afhankelijkheid van externe leveringen
Om te beginnen zorg je ervoor dat je leveranciers geen problemen kunnen veroorzaken in de leveringszekerheid van je eigen producten of diensten. Je kunt dat proberen af te dwingen via contracten, maar je blijft hierdoor kwetsbaar. Zie de leveringen van het coronavaccin door Astra Zeneca dit voorjaar.
De meest gebruikelijke strategie is meerdere leveranciers inzetten. Problemen bij de 1, kunnen vaak worden opgevangen door de andere leveranciers. De relatie heb je al, dus de kans is groot dat je snel met hen kunt schakelen.
Een andere strategie is een voorraad hebben, als het om producten gaat. Als er leveringsprobleem ontstaan heb je een buffer om dit op te vangen. Beide strategieën zijn natuurlijk ook te combineren en misschien heb je zelf nog andere ideeën. (Die ik overigens graag hoor, want ik ben altijd nieuwsgierig)
Kwantiteit en kwaliteit
Tot nu toe gaat het over kwantiteit, maar je wilt natuurlijk ook dat wát je geleverd krijgt, voldoet aan je eisen. Je hebt niets aan een onderdeel dat je wel voldoende geleverd krijgt, maar niet past, wat kapot gaat tijdens het productieproces of een invalkracht of adviseur die er een potje van maakt. Alles dat op één of andere manier niet brengt wat je ervan verwacht of over had afgesproken. Je zult dus moeten definiëren waar een te leveren product of dienst aan moet voldoen.
Een externe levering loopt niet goed. En dan?
Wetend dat bij je leveranciers ook maar gewoon mensen rondlopen, realiseer je je natuurlijk ook dat het daar ook fout kan gaan. Net als in je eigen organisatie. Dus denk je van tevoren na over de acties die je neemt in het geval dat producten of diensten niet voldoen. De acties moeten er voor zorgen dat je eigen product of dienst blijft voldoen aan de eisen van jouw klant.
Dus in het geval van de timmerman: hij bedenkt van tevoren wat hij doet als het hout dat hij geleverd krijgt niet voldoet aan de eisen om mijn kast te maken. Dat kan bijvoorbeeld met de mededeling dat het iets langer gaat duren of hij stelt voor om de kast te maken van het eikenhout dat hij geleverd heeft gekregen, in plaats van het kersenhout dat ik had gevraagd. Dan is het aan de klant om te bepalen of er nog steeds voldoende kwaliteit geleverd wordt.
Met andere woorden: maak een plan met mogelijke acties en communiceer in ieder geval met je klant. Zeker als je merkt dat je niet kunt leveren wat er gevraagd is. Maar laat vooral je leverancier met een oplossing komen. Niet alleen voor het acute probleem dat ontstaat. Oók en vooral dient er een oplossing te komen die er voor zorgt dat het probleem in de toekomst niet meer ontstaat.
Tot slot
Gaat dit hele verhaal vooral níet met al je leveranciers doen. Zeker niet als je net start met dit onderdeel van kwaliteitsmanagement. Ga eerst kijken waar de kwaliteit van je producten of diensten het meest kwetsbaar is. Waar zit de grootste afhankelijkheid van een leverancier? Waar loop je het grootste risico? Begin daar. Heb je geen grote kwetsbaarheden? Kijk dan naar je top 3 of tot 5 leveranciers qua volume (in euro of stuks of wat jij belangrijk vindt).
Geef een reactie