Vergunning check voor ruimtelijke plannen

Daar sta je dan: aan de start van een nieuw project. Adrenaline vliegt door je lijf, je hebt zin om te beginnen. Je leest het plan nogmaals door en checkt alle punten die gedaan moeten worden. Tot je oog valt op dat ene woord. Vergunningen. Je struikelt. Blokkeert. Wilt het liefst alle papieren weer van tafel vegen, want dat aanvragen van die vergunningen gaat je nooit lukken. Tenminste, dat denk je.

Wat je ook start, welk project je ook begint, bijna alle technische bedrijven krijgen te maken met het aanvragen van vergunningen. Voor bouwprojecten, horeca, waterwegen, je kunt het zo gek niet verzinnen of er is een vergunning voor nodig van een gemeente, provincie, waterschap of ministerie, ook wel het Bevoegd Gezag. Vreselijk, hoor ik je denken. Je krijgt al buikpijn van het idee.

Van 50/50 naar 100% succes

Laat je niet gelijk ontmoedigen, maar weet wel: die buikpijn is niet zo heel gek. Zeker niet als je je bedenkt dat maar liefst 50% van alle vergunningen die worden aangevraagd, direct wordt afgekeurd. Of, zoals ze dat noemen in vergunningenland: niet ontvankelijk is.

Waar ’m dat in zit?

• Niet de juiste stukken aanleveren;
• Geen duidelijke beschrijving van het plan;
• Geen of te weinig kennis van wet- en regelgeving;
• Het Bevoegd Gezag dat de vergunning moet verstrekken heeft te weinig kennis van of ervaring met de materie, waardoor ze de aanvraag niet direct snappen.

Maar… als zoveel bedrijven dat niet kunnen. Dan is dat toch normaal? Onderdeel van het bedrijfsrisico? Nou, nee dus. Het is niet normaal. En nodig is het al helemaal niet. Want als je weet hoe een aanvraag in elkaar hoort te steken, dan scheelt je dat heel veel tijd. En tijd is geld. En in vergunningenland is tijd ook nog eens heel rekbaar. Om je project vlot tot stand te laten komen, wil je die rek zoveel mogelijk beperkt houden.

Hoe gaan we van 50% falen naar 100% succes? Hoe zorgen we ervoor dat jouw bedrijf vergunningen aanvraagt die wél ontvankelijk zijn?

Van weerstand naar vertrouwen met een vergunning check

Als een aanvraag de eerste keer niet is gelukt, kan het gevoel je bekruipen dat het Bevoegd Gezag tegen je is. Maar dat is absoluut niet het geval. Sterker nog: vaak willen ze je juist helpen. Ze stellen veel vragen zodat ze weten welke richting je op moet of om te weten wat jij precies kunt doen om de aanvraag compleet te maken. Toch kan zo’n reactie van het Bevoegd Gezag je ontzettend onzeker maken en gestrest. Bovendien is het iets waar veel bedrijven zich liever niet mee bezighouden, want zolang je bezig bent met het aanvragen van die vergunning, ben je niet bezig met het project zelf. Ze komen er liever op de een of andere manier onderuit.

Tja. Begrijpelijk. Maar die vergunningen, die moeten gewoon. En alles wat je moet is vervelend. Totdat je inziet dat het geen obstakels zijn, maar ze er juist voor zorgen dat je breder draagvlak krijgt voor je project onder stakeholders. Waaronder dus het Bevoegd Gezag. De weerstand die je voelt tijdens de aanvraag van een vergunning, of wanneer het de eerste keer niet is gelukt, is een gevoel waar je zo snel mogelijk vanaf wilt. En daar zorg ik voor. Ik zorg ervoor dat de stress tijdens het proces wordt omgezet in vertrouwen. Zodat je de volgende keer als je met je laarzen in de blubber staat, kijkend naar de horizon waar straks jouw project in werkelijkheid staat te schitteren, zeker weet: dit gaat er komen. Dit komt goed.

De omgevingswet en besluit waterwet benaderen via een portal én persoonlijk contact

Voor de aanvraag van vergunningen is een prachtige portal aangemaakt. Het Omgevingsloket Online. Kort gezegd: het OLO. Daarin kan ieder bedrijf en elke particulier direct documenten aanleveren bij het Bevoegd Gezag naar keuze. Perfect, zou je denken, want dat scheelt een hoop tijd, toch? Nee dus. Zeker complexere aanvragen hebben meer nodig dan een druk op de knop. Die vergen persoonlijke aandacht. Zowel van de aanvrager als van het Bevoegd Gezag. Want hoewel jij van top tot teen bent ondergedompeld in de pracht van jouw project, heeft het Bevoegd Gezag geen idee.

En dat is nou juist zó belangrijk. Dat je het Bevoegd Gezag meeneemt in jouw verhaal. Makkelijker gezegd dan gedaan, want de projectdirecteur, de uitvoerders en degene die de vergunningsaanvraag behandelt, hebben nogal een verschillend belang en staan dus ook heel anders in de materie. Soms lijkt het wel alsof er een vertaalmachine aan te pas moet komen. En het handige is: die vertaalmachine ben ik voor je. Een hoop ervaring heeft me precies geleerd dat ik weet wie er op welk moment aan tafel moet komen zitten om het Bevoegd Gezag bij te praten. En op welk moment het juist prettig is als zij op de werkvloer komen om te zien hoe het project vordert.

Ruimtelijke plannen tastbaar maken

bouwvergunning aanvragen op basis van VO?

Het geeft beide partijen het gevoel: aha, dus dít zijn jullie van plan. Dus híérmee zijn jullie bezig. Die momenten van persoonlijk contact zijn cruciaal voor de vorderingen van het proces. Persoonlijk contact is key. De knelpunten dienen zich tijdens elk proces aan, dat is een garantie. Het is alleen de manier waarop je ze behandelt, of ze werkelijk obstakels gaan vormen, of dat er dankzij een persoonlijke uitleg toch weer begrip komt. Bepaalde radars die altijd aan staan waardoor deze momenten al van tevoren opgemerkt worden. Het fijne is dus dat je niet zelf in die wachttoren hoeft te gaan zitten, dat doe ik wel voor je. Kun jij je bezighouden met dat waar je zo goed in bent: het project.

Vergunning aanvragen: duurt lang

Als vergunningenaanvrager moet je zeker wel veel geduld hebben? Da’s een vraag die mij wordt gesteld zodra ik vertel wat mijn beroep is. Niet geheel vreemd, dat die vraag komt. Want ja, een vergunning aanvragen duurt soms lang. Vooral als de aanvraag niet in een keer ontvankelijk is. En ja, ik heb ook best veel geduld. Iets wat in mijn werk inderdaad goed van pas komt. Maar het is wel een wat ander soort geduld dan je misschien zou verwachten, want ik hou ook van actie. Waar de vraag vandaan komt snap ik wel. Als bedrijf staat het zweet spontaan op je rug van de onderstaande punten:

• Vertraging van projecten;
• Waardoor nieuwe activiteiten ook niet van de grond komen;
• Waardoor je een verstoorde relatie krijgt met stakeholders;
• Waardoor er op de werkvloer nog meer onbegrip ontstaat over het aanvragen van vergunningen.

Kortom: een vicieuze cirkel waar je met geen mogelijkheid meer uitkomt. Of, en daar komt dus de vraag vandaan, waar in elk geval erg veel geduld voor nodig is om weer uit te komen. Want niets is onmogelijk hè, dus eruit komen kan ook. Zelfs als je al heel wat cirkels hebt meegedraaid. Met mijn aanpak lukt het zeker, maar nog mooier is het om helemaal niet in die ellende terecht te komen.

Vergunning in de pocket – vertrouwen van belanghebbenden en stakeholder

Stel je eens voor dat jij elke dag fluitend naar je werk kunt omdat je weet dat alles omtrent vergunningen in kannen en kruiken is. En dat je vol vertrouwen kunt aanschuiven aan tafel met alle stakeholders die bij het project betrokken zijn. Waaronder de gemeente, de provincie, het waterschap of welke ander Bevoegd Gezag dat de beslissingen maakt over jouw aangevraagde vergunningen, omdat je weet dat je het proces snapt. Hoe zouden de bovenstaande punten er dan uitzien? Eens even op een rijtje:

• Je krijgt je vergunningen binnen een acceptabele tijd;
• Je krijgt inzicht in de risico’s van het vergunningenproces;
• Je kunt risico’s in de planning van nieuwe activiteiten beter beheersen;
• Je krijgt een goede relatie met stakeholders, waaronder het Bevoegd Gezag (waar je vaak langere tijd mee te maken hebt).

En de enige reden om dan nog zweet op je rug te krijgen, is omdat je tijd en ruimte in je hoofd over hebt om lekker een potje te squashen met collega’s.

Wet- en regelgeving – balanceren met allerlei tinten grijs

Daar kijk je van op, of niet? Het is echt zo: de wet is niet zwart-wit, de wetgeving is allerlei tinten grijs. Alles is interpretabel en in sommige gevallen zorgt dat voor discussie. Weer zo’n factor die ervoor zorgt dat een vergunning langer op zich kan laten wachten dan gewenst. Maar stel je eens even voor dat je aan de kant zit van de gemeente of het waterschap dat jouw vergunning moet beoordelen. Het is een kleine gemeente en nog nooit eerder hebben ze zich over een ingewikkeld bouwkundig project moeten buigen zoals dat van jou nu.

Zienswijze rondom handhaving van het bestemmingsplan

Wat voelen zij dan? Onzekerheid. Ze gaan op zoek naar zekerheid in de wetgeving; wat schrijft de wet voor in dit geval? Zijn er voorbeelden, is het eerder gebeurd? Alles om een klein beetje controle te krijgen over wat jij eigenlijk van ze vraagt. Is dit een realistisch beeld? Jazeker! Kleine vergunningen zijn in elke gemeente vaak nr. zoveel op de stapel, maar de grote, uitblinkende projecten zijn voor minder grote gemeentes een uitdaging.

Zeker als de betreffende persoon zich niet eerder over dit soort aanvragen heeft gebogen. Logisch dus dat hij het wetboek erop naslaat. Komt er dan een oordeel dat tegenvalt, of geeft het Bevoegd Gezag aan dat er meer vergunningen nodig zijn dan in eerste instantie zijn aangevraagd, dan kan dit voor flinke vertraging zorgen.

Toezichthouder op de besluitvorming

In zo’n geval ben ik altijd blij volledig up-to-date te zijn om snel te kunnen handelen. De veranderingen in de wet zijn belangrijk om nauwlettend in de gaten te houden. Heb ik het gevoel dat er een verkeerde beslissing wordt gemaakt in jullie nadeel, dan laat ik van me horen. Juist omdat de wetgeving zo interpretabel is, heb je aan eigenwijsheid een goeie.

Strookt het oordeel van het Bevoegd Gezag niet met mijn eigen gevoel? Dan check ik of dit gevoel klopt. Klopt mijn gevoel, dan kom ik in actie en ga ik in gesprek. En in veel gevallen scheelt dat uiteindelijk juist tijd. Het zorgt er ook voor dat je als bedrijf sterker in je schoenen staat. Je hebt minder het gevoel dat je bent overgeleverd aan het oordeel van een ander, want met mij aan je zijde heb je er zelf ook wat over te zeggen. Dat gevoel van controle geeft je een compleet andere kijk op het hele proces.

Wat je van beren leren kan – DIY vergunning aanvragen

Al die beren op je weg, die staan daar niet alleen ontzettend irritant te zijn, die leveren je ook wat op. Wat? Kennis, expertise en zekerheid. Want als je had gehoopt dat ik voor altijd binnen je bedrijf zou blijven om vanaf nu alle aanvragen te gaan doen, dan moet ik je helaas teleurstellen. Maar het goede nieuws is: tijdens mijn verblijf in jouw bedrijf leer ik jouw mensen alles, maar dan ook echt alles wat ze moeten weten over vergunningen aanvragen.

Ik opereer open en eerlijk en bij voorkeur neem ik iemand aan de hand die het stokje na mijn vertrek overneemt. Want meestal is het na één stapeltje vergunningen niet klaar. Zodra het volgende project zich aandient, komt er weer een stapeltje bij en als daar iets wijzigt in de plannen of de planning, dan kun je alweer aan tafel met het Bevoegd Gezag. Hoe prettig is het dan om iemand in huis te hebben die het al eens eerder heeft gedaan. Zodat, als je voorafgaand aan een project vol enthousiasme het plan nog eens doorleest, alle punten langs gaat, je oog op dat ene woordje valt – vergunningen – je opkijkt en glimlacht. Want daar, recht voor je, zit de medewerker(s) in kwestie die jou vanaf nu gaat helpen met dat punt.

Theorie als basis voor de praktijk

Ruimtelijke plannen uitbreiden?

Vol vertrouwen en enthousiasme. Vergunningen. Vanaf nu is het een woord dat jou nog meer zin in het project geeft. Als die in de pocket zijn, gaan we écht van start, weet je nu. Je kunt niet wachten om met de aanvraag te beginnen. Let’s go!