Eén van de eisen van de ISO 9001 is het bijhouden gedocumenteerde informatie. Het is een bepaling die een stoffig imago heeft en waarvan de bedoeling niet altijd duidelijk is. De indruk is vaak dat het administratief veel en dus extra werk is. De vraag is dus waarom al die documentatie moet worden bijgehouden.
Zelf bepalen wat gedocumenteerd moet worden
De ISO 9001 geeft geen expliciete lijst van documenten die bijgehouden of onderhouden moeten worden. Welke documenten van belang zijn voor jouw organisatie, wordt niet door de norm bepaald. Dat bepaal je zelf.
Je bepaalt dus zelf als organisatie welke documenten je dient te onderhouden. En onderhouden geeft hier aan: zorgen dat het document actueel is en dat iedereen met de zelfde versie werkt.
Welke documenten binnen deze definitie vallen, wordt duidelijk als je de eisen van de ISO 9001 gaat invullen. Daarbij baseer je je op stukken die je eigen organisatie maakt, wetten en regels waar je mee te maken hebt, vergunningen, handleidingen van apparaten, … In basis alles dat je gebruikt als naslagwerk, model documenten, ‘formulieren’, standaarden en dus ook de ISO 9001 zelf.
Hoe onderhoud je gedocumenteerde informatie?
Wat betekent het dat je die documenten moet onderhouden? Simpelweg dat je zorgt dat:
- iedereen in de organisatie met hetzelfde document werkt en dit beschikbaar heeft
- iedereen altijd met dezelfde versie werkt.
Voor je eigen documenten houdt dat in dat versiebeheer van groot belang is. Dan kun je controleren of je met de laatste versie werkt én je kunt zien wat het verschil met de vorige versie is.
Documenten die wel belangrijk zijn voor je bedrijfsvoering, maar die je niet zelf beheert zullen regelmatige gecontroleerd moeten worden. In nieuwere uitgaven kunnen wijzigingen zijn opgenomen die een effect hebben op je bedrijf. Denk aan de invoering van de AVG. Of de invoering van de Omgevingswet halverwege 2022. Maar ook kleine wijzigingen in wet- en regelgeving.
De digitalisering helpt vooral in deze categorie. Vaak is een link naar een document op internet, al dan niet in combinatie met een abonnement op een specifieke website. Zorg wel dat je wijzigingen ook beoordeeld op hun effect voor jouw organisatie. Soms hebben kleine wijzigingen geen gevolgen, soms moet je hele organisatie op zijn kop.
Verantwoordelijkheid de gedocumenteerde informatie
Afhankelijk van de omvang van je organisatie en de hoeveelheid te beheren documenten, is het een goed idee om een iemand in je organisatie aan te wijzen die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de documentatie. Vaak is de kwaliteitsmanager verantwoordelijk voor dit onderdeel. Heb je een kleinere organisatie en niet een aparte kwaliteitsmanager? Zorg dan in ieder geval dat het duidelijk is wiens taak het is om zorg te dragen voor de beheerde documenten.
Heb je veel documentatie die je niet zelf hebt gemaakt, maar die wel een flinke impact kan hebben op je bedrijfsvoering? Dank zij de automatisering zijn er tegenwoordig bedrijven die speciale gespecialiseerd zijn in het bijhouden van alle wijzigingen in wet- en regelgeving. Door goede afspraken te maken, ben je snel op de hoogte van veranderingen die relevant voor je zijn.
