systeemgerichte contractbeheersing | Allios Deite

In deze blog serie neem ik je mee in mijn ervaringen als leadauditor. Voor een paar van mijn opdrachtgevers voer ik regelmatig audits uit in het kader van systeemgerichte contractbeheersing (scb). De audit-serie begint dan vaak met een systeemaudit. 

Tijdens een audit kijk ik naar het totale kwaliteitsmanagementsysteem en hoe dat is opgebouwd, omdat er sprake is van een opdrachtgever – opdrachtnemer relatie. In een project kijk ik ook naar de koppeling van het kwaliteitssysteem van het project met het kwaliteitssysteem van het “moederbedrijf”. In sommige gevallen bestaat de opdrachtnemer uit een combinatie van aannemers. Dan is het lastig om de directe koppeling te maken met de verschillende moederbedrijven. Indirect dient die er wel te zijn. 

Systeemaudit zijn grote audits. De vraagstelling is breed en er is een relatief lange lijst van risico’s waar naar gekeken wordt. De procesaudit die in een latere fase komt, zijn veel specifieker en daarmee concreter. 


Bijna geen bevindingen

Bij de systeemaudit valt één ding tegenwoordig erg op. Ik loop al een tijdje mee in de bouw, zowel aan de kant van opdrachtgever als aan de kant van opdrachtnemer en ik weet dat er het nodige niet goed gaat. De faalkosten in de bouw zijn behoorlijk en de marges minimaal. Dat heb ik in de afgelopen 20 jaar nauwelijks zien veranderen. Als auditor weet ik dat er gaten in het systeem zitten.

Bij het afnemen van de systeemtoetsen is de ene opdrachtnemer beter dan de ander, maar iedereen slaagt voor deze audit. Een enkeling krijgt een minimale bevinding. Een opdrachtnemer die niet slaagt voor deze audit zou de opdracht ook niet gekregen moeten hebben. Dit komt omdat de specifieke opdrachtnemer zijn systemen niet op orde heeft. Met andere woorden, dan had het bedrijf nooit de ISO-9001 certificering mogen ontvangen. Het is ook niet vreemd dat projecten en hun moederbedrijven de kwaliteitssystemen op orde hebben. Opdrachtgevers hebben namelijk al jaren als eis dat een opdrachtnemer ISO-9001 gecertificeerd is.

Wat ik zie zijn digitaal beheerde en centraal opgeslagen modeldocumenten die zo door een project ingevuld kunnen worden. Een instant project kwaliteitsplan, prima geregeld. Ook het eisen ten aanzien van beheer, om te zorgen dat tussentijds of aan het eind van het project aangetoond kan worden dat aan de eisen van opdrachtgever voldaan is, ziet er keurig uit. 


Wel of niet meer het systeem toetsten

Langzaam begin ik te twijfelen aan het nut van het houden van een systeemaudit op het kwaliteitssysteem. Een jaar of 20 geleden is het begin gemaakt met de stap om het  ontwerpproces te verleggen van opdrachtgever naar opdrachtnemer. De UAV-GC heeft daar aan bijgedragen en ook de D&C contracten hebben geholpen. Al die jaren dat de ISO-9001 certificering is geëist, heeft in ieder geval opgeleverd dat opdrachtnemer haar hoofdsysteem, op papier, in orde heeft. 

Moeten we dat dan nog blijven toetsen of laten we dat, net als het ontwerp, langzaam los en vertrouwen we erop dat opdrachtnemer dit op orde heeft? Ik ga in ieder geval kijken waar de kink in de kabel komt tussen wat ik “op papier” zie en wat ik weet en hoor dat er buiten gebeurt. Mijn drive om branden te voorkomen en meer aan preventie te doen wordt alleen maar groter. 

Wil jij ook faalkosten voorkomen? Laat me weten welke hiaten je ziet in kwaliteitssystemen en help mee met het verbeteren van processen en projecten. 

Recommended Posts