De PDCA-cirkel, beroemd en berucht. We kennen hem allemaal. Plan – Do – Check – Act om onszelf en onze organisatie te verbeteren, innovatie te stimuleren en de faalkosten te reduceren. Tot zover de theorie. De realiteit is weerbarstig(er).

In de praktijk zijn we gewend aan processen die een begin en een eind hebben. Aan het eind van een proces wordt er een product of dienst geleverd aan iemand, die er dan zelf weer wat mee gaat doen. Wat gaat er dan, vaak, niet goed in de verbetercyclus?

Wie herkent dit: pracht van een product / dienst afgeleverd aan de klant (in- of extern), goede evaluatie gehouden, opgeschreven wat er niet goed ging en opgeschreven wat er de volgende keer echt anders moet. Een aantal maanden later ook alles afgerond bij de volgende klant, evaluatie gehouden en de (zelfde) verbeterpunten opgeschreven. In de tijd tussen de verschillende opdrachten is weinig tot niets gebeurd met de verbeteractie.

De slang die in zijn staart bijt?

Om het scherp te maken chargeer ik hierboven. Natuurlijk wordt er geleerd door mensen en organisaties, maar door de bank genomen blijft het erg afhankelijk van een aantal individuen. Zij zijn in staat om individueel de PDCA-cirkel te doorlopen, de cirkel rond te maken. Eigenlijk bijt de slang daarbij niet in zijn eigen staart, maar in de staart van de volgende slang, die een niveau hoger ligt.

Dat de PDCA-cirkel werkt wordt bewezen door de individuen die hem, bewust of onbewust, toepassen. Maar waar komt de kink in de kabel, waar knakt de slang? Laten we de stappen eens onder de loep nemen:

Plan:

Voor je daadwerkelijk tot actie overgaat is het maken van een plan belangrijk voor de voorbereiding. Wanneer ga je wat, waar, wanneer en hoe doen, wie en wat heb je nodig, enzovoorts. Hoewel niet altijd even expliciet en duidelijk, is dit wel een fase die doorlopen wordt.

Do:

Doen, uitvoeren. Daar zijn we als mens goed in. Hier zit innovatiekracht en probleemoplossend vermogen. Twee eigenschappen waar we als mens evolutionair succesvol mee zijn. Deze fase is geen probleem.

Check:

In deze stap wordt gekeken naar de resultaten en hoe die zich verhouden tot de in de eerste stap vastgestelde doelstellingen. De meest voorkomende vorm van deze stap is de evaluatie. Deze wordt vaak meer ingezet als klant-contact moment, dan als bron van (ontwikkel / verbeter) kennis. Hoe groot of klein deze stap ook uitgevoerd wordt, er komen altijd nuttige punten uit om in de toekomst rekening mee te houden.

Hier is (veel) ruimte voor verbetering.

Act:

Hier worden maatregelen geformuleerd die ervoor zorgen dat er kan worden bijgestuurd om de doelstellingen te halen. Als de doelstellingen gehaald zijn, wordt de input van ‘Check’ gebruikt om de basis te leggen voor de volgende, verbeterde, cyclus. Het hogere doel: de volgende keer bij het doorlopen van de cyclus een beter resultaat neerzetten. Het betere resultaat wordt gedefinieerd door de KPI’s die bij ‘Plan’ zijn vastgesteld.

De PDCA cirkel is de kracht van eenvoud, maar ook in de uitvoering?

Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden, maar het mooie aan de PDCA-cirkel vind ik dat hij zo eenvoudig is. Én springlevend, alle ‘moderne’ verbetertechnieken zijn gebaseerd op de cirkel van Deming.

Hoe zit het dan met het sluiten van die cirkel? Het punt is dat de cirkel zich helemaal niet moet sluiten, hij moet leiden tot een volgende, hoger liggende cyclus. Zoals ik al zei: de slang bijt in de staart van de volgende slang.

Do’s en don’t van de PDCA

En de ‘check’ en ‘act’ stappen? Dat raakt aan het andere onderwerp waar ik mij mee bezighoud: zorgen voor de juiste medewerker op de juiste plaats. De stappen die hierboven staan, hebben allemaal hun eigen kenmerken. Sommige medewerkers kunnen niets met de ‘plan’-fase, maar zijn steengoed in de ‘check’-fase. Zet mensen daar in waar ze het beste tot hun recht komen en laat weten wat je van ze verwacht. Op die manier hoef je niet zo hard te werken om mensen te motiveren én ze gaan hun eigen verantwoordelijkheid nemen. Snijdt het mes mooi aan twee kanten en kun je als leidinggevende meer tijd besteden aan je medewerkers en je klanten.

Behoefte aan een goed gesprek hierover? Neem contact met mij op via het contactformulier of rechtstreeks via 06-51633821 of ada@AlliosDeite.nl