Omgevingsvergunning of bouwvergunning nodig?

Allios Deite betekent ‘Anders Kijken’ in het Grieks. Gaat het om het aanvragen van vergunningen, dan helpt het je om anders te kijken. De wet, die zoveel kleuren heeft maar allesbehalve zwart-wit is, is een van de voorbeelden. Soms is het nodig om even anders te kijken. Het kan je inzicht geven als het proces van een project vastloopt. Het kan dat lichtpuntje vormen als er veel op het spel staat en je afhankelijk bent van andere partijen. Vooral in branches die transparantie missen waardoor je je in een doolhof begeeft.

Zoals in het kwaliteitsmanagement en het vergunningenmanagement. Wet- en regelgeving, techniek en communicatie komen samen. Belanghebbenden hebben allen hun eigen invalshoek. Hoe krijg je alle mensen met hun neus in dezelfde richting waarbij jouw bedrijfsprocessen gestroomlijnd verlopen? Heeft jouw bedrijf hulp nodig vanuit een nieuwe zienswijze om doeltreffend te opereren?

MAAK EEN AFSPRAAK VOOR HULP BIJ VERGUNNINGEN VOOR MIJN BEDRIJF

Kwaliteitsmanagement: geen overbodige luxe

Vaak hebben bedrijven veel kwaliteit in huis, maar het op de juiste manier inzetten op het juiste moment is makkelijker gezegd dan gedaan. Heb je last van een lek in je kwaliteitssysteem, dan stapelen de problemen zich al snel op.

  • De kwaliteit van mensen komt niet tot hun recht
  • Mensen voelen zich niet op hun plek
  • Ze functioneren steeds slechter
  • Collega’s voelen meer last op hun schouders
  • Die krijgen te weinig tijd voor hun eigen taken
  • Waardoor hun kwaliteit niet tot hun recht komt

En zo beland je als bedrijf in een vicieuze cirkel. Je kunt je voorstellen wat dat voor impact heeft op het minst populaire stukje van het project; de vergunningsaanvragen.

  • Die worden tussendoor gedaan
  • Vaker door mensen die het vak ingerold zijn
  • Die diepe kennis en know-how missen
  • Waardoor er vaak dingen ontbreken aan de aanvraag
  • Daardoor zijn ze niet ontvankelijk
  • Waardoor het project vertraging oploopt

Wat kan een vergunningenmanager voor je betekenen?

Zo’n vergunningenmanager is een belangrijke en sterke schakel in de kwaliteitssysteem. Onmisbaar voor een gestroomlijnd project. Soms zijn de niet ontvankelijke aanvragen dus een symptoom van falend kwaliteitsmanagement. En dat is zo zonde. Hoe zou de situatie eruitzien als je er een professional opzet die jouw mensen weer in hun kracht weet te zetten?

  • Mensen die met plezier aan hun opdracht werken
  • Omdat ze precies weten waar ze moeten starten, en wie ze nodig hebben
  • Hoe ze vergunningen aanvragen met een hoge slagingskans
  • Waardoor er vertrouwen is in het project en de uitkomst
  • Daardoor het proces in een goede flow terechtkomt
  • Waardoor alle aspecten van het project met aandacht en enthousiasme worden benaderd
  • Dit geldt ook voor de vergunningaanvragen die daardoor vlotter verlopen en sneller ontvankelijk zijn.

Een goed lopend project vergt aandacht voor kwaliteit. Een combinatie van kwaliteitsmanagement en vergunningenmanagement zorgt voor een soepel proces waarin iedereen zich goed voelt en waarbij, niet geheel onbelangrijk, de vergunningen sneller ontvankelijk zijn, zodat het project geen vertraging oploopt.

Op pad met het Bevoegd Gezag om je ruimtelijke plannen vorm te geven

Elke dag zitten ze met hun neus in de papieren. Terwijl ze het stapeltje links wegwerken, vormt zich een nieuwe stapel op rechts. Allemaal aanvragen van vergunningen. Voor een bouwproject, waterleiding, horecagelegenheid, sloop, nieuwe weg etc. etc. Sommige zijn ingewikkelder dan andere, maar één valt op. Daar staat namelijk onder: Komen jullie donderdag 5 februari even kijken op locatie? Er staat nog niks, maar onder leiding van een van de projectleiders krijgen jullie dan alvast een mooi beeld van hoe het eruit komt zien. 

Anders kijken. Een beeld geven. Dat kan zijn in de zin van visuals die ik meeneem tijdens een persoonlijk gesprek, maar nog liever neem ik degene die de vergunning moet afgeven mee naar de bouwplaats. Zodat ze met eigen ogen kunnen zien wat er precies gaat gebeuren. Zodat een project niet alleen maar plaatsvindt op papier, maar ook gaat leven. En wat denk je? Negen van de tien keer gaan ze op mijn aanbod in. Want wat een leuk werkuitje is dat!

De handhaving van wet- en regelgeving – het zijn net mensen

Al pratend met de experts op locatie beginnen ze te begrijpen hoe het project in elkaar steekt. Ze krijgen antwoorden op vragen die, zonder hun bezoek, misschien wel weer vertraging zouden geven aan de aanvraag. En vice versa werkt het uiteraard ook. De experts op locatie krijgen een heel ander gevoel bij het Bevoegd Gezag. Ze voelen zich serieus genomen en niet zomaar nummer zoveel van de stapel. De vragen die ze krijgen voelen niet kritisch, maar oprecht. Er gaat voor beide partijen een wereld van begrip open. Iedereen is mens, geen instantie. Ik vind dit het allerleukste moment van de aanvraag en het is ook iets waar ik voor sta.

Persoonlijk contact is zo belangrijk. En natuurlijk wil ik er zelf ook bij zijn. Ook ik sta op dat moment met mijn laarzen in de blubber te kijken. Ik geniet als ik merk dat ik weer de juiste mensen aan elkaar heb gekoppeld. Deze persoonlijke aanpak zorgt altijd voor een goede band met het Bevoegd Gezag. Precies wat je nodig hebt. Ik verbind de juiste mensen op het goede moment aan elkaar aan de hand van hun kwaliteiten. Zo krijgen vertrouwen, enthousiasme en wederzijds begrip een prominente plek in het project.

Nieuwsgierig aagje én bèta vrouw

Wie krijg je nou eigenlijk in je bedrijf, als je mij inhuurt? Laten we beginnen bij mijn nieuwsgierige inborst. Die komt tijdens mijn klussen als vergunningenmanager en kwaliteitsmanager goed van pas. Voor de aanvraag van een vergunning spreek ik met iedereen op de vloer. Ik wil precies weten hoe de vork in de steel zit voordat ik de aanvraag doe en daarvoor ga ik in gesprek met alle betrokkenen. Van de projectdirecteur tot de ontwerper en de uitvoerder. Daardoor weet ik 100% zeker dat ik snap wat er moet gebeuren. En ja, snappen doe ik het dus echt. Ik kom niet je bedrijf binnenwandelen puur om papieren bij elkaar te rapen.

Ik ben opgeleid als Scheikundige. Wellicht niet direct wat je verwacht van een vergunningenmanager. Maar zeker wel wat me ertoe dreef om deze richting in te gaan. Wat het een met het ander te maken heeft? Ik ben een bèta pur sang. Van onder tot boven, van voor naar achter en weer terug: ik snak naar techniek. Sterker nog: als ik een poosje niet in de techniek gedompeld zit, dan krijg ik heimwee. Ja, met mij aan je zijde heb je een professional die weet waarover ze het heeft.

Dat zorgt ervoor dat je kunt sparren op niveau en dat ik kan meedenken waardoor we de vergunningsaanvraag zo slim mogelijk kunnen aanpakken. Dat scheelt niet alleen veel tijd, maar zorgt er ook voor dat iedereen in het bedrijf graag z’n verhaal aan me doet. En dat zorgt er dan weer voor dat ik de vergunningsaanvraag zo compleet mogelijk kan aanleveren bij het Bevoegd Gezag. Wat het ook oplevert, is dat ik snel in de materie zit en dus zelf al heel veel vragen van het Bevoegd Gezag kan beantwoorden. En is dat nou niet het geval, dan weet ik precies welke expert ik meeneem aan tafel om een en ander toe te lichten. Zo weet jij als opdrachtgever: prima, ik moet die ene expert een paar uurtjes missen, maar dat scheelt me uiteindelijk veel tijd en geld. Dat geeft rust.

PROFESSIONELE BEGELEIDING GEEFT RUST. MAAK DUS NU EEN AFSPRAAK!

Altijd up-to-date zijn in wet- en regelgeving

“Maar hóé weet jij dan hoe de wet- en regelgeving is?” Die vraag wordt me weleens gesteld. Simpel: door altijd up-to-date te blijven. Ja, de wet verandert weleens. En inderdaad, soms mogen dingen niet meer die eerst wel mochten, of andersom. Zo mag je bijvoorbeeld binnenkort niet meer slopen met explosieven. Dat weet ik natuurlijk al een poosje. Waarom? Omdat dát mijn vak is. Ik verslind alle informatie over veranderingen in de wet die mijn vakgebied aangaan. En ik bekijk hoe die op meerdere manieren te interpreteren zijn. Zo weet mijn opdrachtgever altijd zeker dat ik met de laatste maten meet. Up-to-date zijn is in mijn beroep minstens zo belangrijk als persoonlijk contact hebben met alle partijen. Daarom zorg ik dus dat ik geen enkele nieuwsbrief mis, dat ik congressen bijwoon en dus soms al jaren van tevoren weet dat er een wijziging aan zit te komen.

De afdeling vergunning en ontheffing

In veel gevallen hebben bedrijven wel een juridische afdeling, maar die houdt zich vaak niet vanzelfsprekend bezig met de wetten en regelgeving rondom vergunningen en ontheffingen. Logisch dus dat bedrijven daarvoor een professional willen inhuren. Er bestaat geen afdeling vergunningen en ontheffingen. Haal je tijdelijk een vergunningenmanager in huis, die weer uitvliegt als de klus geklaard is, dan kan je dat een wat onzeker of onveilig gevoel geven. Een beetje zoals het gevoel dat je soms bekruipt als je je auto naar de garage brengt. Je denkt dan: ze zullen het wel weten, ik hoop dat het goed komt. Maar als je eerlijk bent, heb je geen flauw idee of wat er gebeurt goed is of niet. Dat gevoel wil ik absoluut voorkomen.

Daarom ben ik altijd open en eerlijk over wat er speelt en leg ik alle wet- en regelgeving duidelijk uit aan alle betrokkenen binnen het bedrijf. Zo weet ik als nieuwsgierig aagje niet alleen wat er speelt binnen het bedrijf, maar krijgt het bedrijf zelf ook inzicht in de gang van zaken rondom vergunningenmanagement. Het gaat zo ver dat ik ook nog bureaus begeleid na afloop van het project zodat we er allemaal zeker van zijn dat het een volgende keer net zo vlot en soepel gaat als toen ik zelf in het bedrijf meewerkte. Het handige is: iedereen kan het leren. Natuurlijk is de ene aanvraag complexer dan de andere, maar in de basis kan ik iedereen uitleggen hoe het werkt. En als ik je van a tot z heb meegenomen in het proces tijdens het eerste project, dan zit je tijdens het tweede, derde en vierde project een stuk rustiger. Dat is een garantie.

Wel de mensen met de juiste kwaliteiten – nog niet de juiste kennis of ervaring

Ik kan zelfs nóg een stapje verdergaan en nu we toch bezig zijn, doe ik dat ook gelijk. Want misschien heb jij al iemand op het oog die op dit moment voor jou werkt, van wie jij denkt: die begrijpt meer dan alleen zijn eigen stukje van het proces. Staat er iemand op jouw vloer die net als ik erg nieuwsgierig is en verder op een heldere, open manier kan communiceren? Dan kan diegene misschien wel jouw aanstaande vergunningenmanager worden. Zodat je die kwaliteit altijd in huis hebt.

Hoe we dat gaan regelen? Heel simpel: omdat ik weet hóé belangrijk een goede vergunningenmanager is binnen een bedrijf, geef ik nu opleidingen waarmee mensen zélf die vergunningenmanager kunnen worden. Het allerfijnst is als ze al een project hebben waaraan jullie binnenkort gaan beginnen, zodat ik jouw medewerker van het begin tot het eind kan begeleiden tijdens het proces. In dit geval sta ik dan meer op de achtergrond, de medewerker kan zélf direct aan de slag. Het is dus een iets andere werkwijze dan wanneer je mij zelf inhuurt.

Bijscholen tot een expert vergunningen

Denk er eens over na. Wat zou voor jou de meest ontspannen manier zijn om met vergunningen om te gaan? Zou het iets zijn om van het minst populaire klusje een flitsende, nieuwe carrière voor een van je medewerkers te maken? Of ben jij zelf misschien iemand die deze spannende uitdaging aandurft? Of wil je als bedrijf toch liever iets meer worden meegenomen aan de hand, op de werkvloer zelf? De mogelijkheden zijn bij mij eindeloos. Want als er iets is waarin ik een ster ben geworden de afgelopen jaren, dan is dat anders kijken. Of, zoals ik al zei: Allios Deite.

Geduld met een grote G

Over één ding wil ik je nog even geruststellen. Ik weet waar ik aan begin. Ik heb meegedraaid in zoveel verschillende bedrijven, zoveel verschillende projecten. De flexibiliteit die nodig is voor aanvang van een groot bouwproject of een ingewikkeld waterproject bezit ik van mijn kruin tot mijn tenen. Ik weet dat er vaak dingen worden gewijzigd en speel daarop in door vooral geduldig te zijn.

Om geen enkele vertraging op te lopen, zorg ik dat de vergunningsaanvragen zo snel mogelijk compleet zijn en volledig worden aangeleverd bij het Bevoegd Gezag. Maar wat er daarna vaak gebeurt kan voor nieuwe vergunningenmanagers nogal eens een stressmomentje zijn. Wat er gebeurt? Een WIJZIGING. En vaak niet zomaar een wijziging, maar eentje (of een heel aantal) die grote consequenties heeft voor de vergunningen die al zijn aangevraagd. In dat geval kan ik twee dingen doen.

  • Zo snel mogelijk het Bevoegd Gezag op de hoogte stellen
  • Niets

En wat denk je? Ik ga voor dat laatste. Ja echt. En ik zal je vertellen waarom.

Volg de route van succes

Mijn ervaring heeft me geleerd dat het meestal zo gaat. Eerst is er een definitief idee en even later lijkt dat idee toch niet zo definitief. Erg? Welnee, helemaal niet. Het hoort bij het proces. Het is alleen de vraag hoe je ermee omgaat. Je kunt er enorm zenuwachtig van worden, of je kunt even wachten wat de uitkomst is. Ik kies voor dat laatste. Want zou ik telkens direct contact opnemen met het Bevoegd Gezag, dan zouden die helemaal in de war raken. Wat alleen maar ten koste kan gaan van de snelheid waarmee de aanvraag behandeld wordt.

Wat ik liever doe, nadat ik merk dat er onrust is ontstaan over het eerste plan van het project, is tegen het Bevoegd Gezag zeggen dat er waarschijnlijk over een aantal weken een wijziging komt, maar dat ze in eerste instantie de aanvraag kunnen behandelen. Is er dan een nieuw, definitief voorstel, dan hoeven ze alleen nog dat stukje te behandelen. Kortom: ik blijf die persoonlijke schakel tussen beide partijen. Zodat iedereen tevreden is en niemand extra werk hoeft te doen.

MET EEN GERUST HART AAN DE SLAG? MAAK NU EEN AFSPRAAK.