speciale audits: meerdere gesprekken | Allios Deite

Audits zijn er in verschillende vormen. Uiteindelijk komen ze allemaal op het zelfde neer: beoordelen of er wordt voldaan aan de afgesproken eisen. De meeste audits hebben de vorm van een interview van pakweg 1 tot 2 uur. Met uiteraard voorbereiding, terugkoppeling over bevindingen tijdens en samengevat direct na de audit en de verslaglegging met bevindingen en observaties. Dat is in ieder geval de standaard voor de scb (systeemgerichte contractbeheersing) audits. Daar is niets mis mee. Ik voer ze graag uit, al is het maar om opdrachtnemers te stimuleren om te blijven verbeteren. Maar de speciale audits zijn de kers op de taart.


Speciaaltjes

Waar ik een sprongetje voor in de lucht maak, zijn de zogenaamde speciaaltjes: audits die niet in deze vorm passen en die dus op maat gemaakt moeten worden. Dat ze niet in de standaard vorm passen ligt aan de vraag die gesteld wordt. Ik ben bij meerdere contracten betrokken voor het uitvoeren scb-audits, maar er is er 1 waar ik nu binnen een jaar bezig ben met het tweede speciaaltje. 


Breed gesprek als speciale audit

De 1ste keer moest er een proces beoordeeld worden, waarbij opdrachtnemer, opdrachtgever en een derde partij bij betrokken zijn. Het proces loopt niet zomaar van de een naar de ander. Er is daadwerkelijk op meerdere punten in het proces interactie nodig. 

In eerste instantie was het idee om het deel van het proces van opdrachtnemer te beoordelen. Tijdens de voorbereiding kwam de contractmanager met de vraag om het hele proces, bij alle partijen, te toetsen. Van dat soort vragen word ik blij. Het zorgt ervoor dat ik niet een kant-en-klare oplossing uit de kast kan trekken, maar dat er maatwerk geleverd moet worden. Er moet een oplossing komen voor een nieuw probleem. In dit geval is de audit een integraal gesprek geworden met alle partijen. En is mijn co-auditor 1 van de interne auditoren van opdrachtnemer geweest. 

Door de vorm zijn er niet zozeer bevindingen vastgesteld, wat wat mij betreft bepaalt niet het doel van een audit is, maar er zijn wel de nodige aanbevelingen gedaan. Vaak werden deze al door de auditees aangedragen. Daarnaast kwam er ook een delicate gevoeligheid aan het licht, die geëscaleerd is naar een hoger niveau.


Audit om compleetheid te toetsten

Met het tweede speciaaltje ben ik nog bezig. En dat gaat nog een paar weken duren. De vraag is even simpel als complex. In het project zitten een stuk werk waarbij (heel) veel partijen betrokken zijn en dat een erg strakke planning kent. De vraag is of ik wil toetsen of alle benodigde partijen betrokken zijn en alle onderwerpen aan bod komen.

Als auditor kijk ik naar het proces en heb ik in basis geen verstand van de inhoud. En er is geen lijstje om af te vinken of iedereen betrokken is en of alle onderwerpen wel zijn afgedekt. Als het zo simpel was, had de contractmanager zelf ook dat lijstje kunnen afvinken. Dus waar te beginnen. 

Dit onderdeel van het project heeft een soort kerngroep die direct betrokken is. Die kan ik allemaal 1 a 2 uur gaan interviewen, maar dat zou overkill zijn. We hebben het over een groep van ongeveer 15 mensen. In dit geval heb ik een vragenlijst opgesteld om rond te sturen en waarmee de eerste basis wordt gelegd voor een kort interview.


Nadat de vragenlijst is ingevuld, heb ik nog een gesprek van een half uur met iedereen apart. In dat halfuur vindt een verduidelijking van de antwoorden plaats. En er zijn nog verdiepende vragen. Alles bij elkaar, geeft dat een goed beeld van de rol van die persoon, de risico’s die gezien worden, de zorgen die er zijn en vooral wie ik absoluut ook nog moet spreken over dit onderdeel van het project. Dit laatste zorgt ervoor dat de lijst weliswaar langer wordt, maar dus ook completer. 

Om de contractmanager niet pas over een maand confronteren met het resultaat, koppel ik iedere week de tussenstand aan hem terug. Dan kan hij bijsturen of ingrijpen als dat nodig is. 

En tussen de speciaaltjes door, worden de normale audits natuurlijk ook gewoon afgenomen. 


Recommended Posts