Logo AlliosDeite

Mijn haat-liefde verhouding met systemen

Gepubliceerd op: 31-1-2018- Door: Ada Goverde

Systemen zijn voor mij instrumenten die mijn werk makkelijker maken. Ze laten processen soepel lopen, knopen verschillende processen aan elkaar, zorgen er voor dat het werk sneller klaar is, fouten voorkomen en doelen bereikt worden. Ze zorgen ook voor duidelijkheid, goede afspraken en ze geven ruimte voor ontwikkeling en verbetering. Tot zover de liefde.

 

De andere kant van de medaille wordt zichtbaar als ik iets wil doen waar ‘het systeem’ geen raad mee weet. Daarin zijn vier categorieën:

  1. De omvang van de actie / doel is te groot voor het systeem
  2. Het systeem is over gedimensioneerd voor de actie / doel
  3. Je wilt een keer iets anders doen dan het systeem voorschrijft
  4. Je gebruikt het systeem voor iets waar het niet voor gemaakt is

 

De laatste laat ik hier verder buiten beschouwing, daar wijd ik een andere keer een aparte blog aan.

 

Voor de eerste drie geef ik hieronder een voorbeeld.

1. De omvang van de actie / doel is te groot voor het systeem: Spreadsheets zijn prachtige dingen. Je kunt er prima gegevens mee ordenen en inzichtelijk analyseren. De huis-tuin-en-keuken spreadsheets waar bijna iedereen mee werkt zijn echter niet meer geschikt als je duizenden regels met informatie overzichtelijk wilt houden. 

Zo kwam een oud-collega een keer verzuchtend terug van een groot project. Al jaren werkte hij met een pracht van een spreadsheet om zijn werk overzichtelijk te houden. In dit specifieke project werkte het systeem niet zoals hij gewend was. Hij had er flink de pee in, want juist in dit grote project was het van belang dat hij goed overzicht hield. Het bleek dat de bewuste spreadsheet niet kon voldoen aan de eisen die in het project werden gesteld, de omvang van het werk was te groot geworden voor het systeem. Er werden een aantal aanpassingen doorgevoerd en alles liep weer op rolletjes. Door tegen de grenzen van zijn systeem aan te lopen, kreeg hij de mogelijkheid om het systeem te verbeteren en werd het een kans.

 

2. Het systeem is over gedimensioneerd voor de actie / doel: Bij een organisatie die ik goed ken werd een rapportage opgezet om de voortgang van de lopende projecten maandelijks te monitoren. Het was een goede rapportage, maar een aantal projectleiders bleven klagen over dit nieuwe systeem. Zij vonden de rapportage te gedetailleerd en te veel werk. Het bleken de projectleiders te zijn van de ‘kleine’ projecten. 

De organisatie realiseerde zich dat ze een rapportage hadden gemaakt voor grote projecten. Voor de kleine(re) projecten waren veel onderdelen van de rapportage inderdaad overbodig of te detailleert. De rapportage kreeg 2 versies: de oorspronkelijke voor de grote projecten en een ‘uitgeklede’ voor de kleine(re) projecten. Door flexibiliteit in te bouwen in het systeem, kon iedereen uit de voeten met, in basis, de zelfde rapportage.

 

3. Je wilt een keer iets anders doen dan het systeem voorschrijft: ik zie vaak dat processen en systemen zijn opgezet op een manier die weinig ruimte geeft. Er is prima beschreven wat er gebeurt, maar er is geen ruimte voor ad-hoc aanpassingen. Bijvoorbeeld om in te spelen op een éénmalige afwijking of juist een nieuwe ontwikkeling. 

Een goed proces zorgt er voor dat de mensen die er mee werken, weten wat ze moeten doen. Dat geeft ruimte om na te denken over verbeteringen aan het proces of het totale systeem. Voordat je wijzigingen invoert, wil je er eerst mee spelen, de ergste kinderziektes er uit halen. Die ruimte moet er wel zijn. Anders ga je het systeem ervaren als beperkend en remmend. Daar moet je rekening mee houden.

 

 

Wat ik zeggen wil: systemen en de onderliggende processen zijn prima middelen (instrumenten) om je werk handiger en beter uit te voeren. Realiseer je wel dat ze ook hun beperkingen hebben. Systemen zijn gemaakt met een bandbreedte aan situaties in gedachte. Als je buiten die bandbreedte komt, werken je instrumenten op z’n best nog sub-optimaal. Voor een keer is dat niet erg, maar als het structureel wordt, is het tijd voor nieuwe instrumenten. Of op zijn minst een aanpassing.

 

Waar liggen jouw frustraties bij de systemen die je gebruikt? Heb je voorbeelden van beperkingen waar je tegen aan bent gelopen? Zijn jouw instrumenten toe aan vernieuwing of aanpassing? Ik hoor het graag! 

Bel (06-516 338 21) of mail (ada@AlliosDeite.nl) me voor een afspraak. Ik hoor graag jouw verhaal.